Stationer”Ｍ”　

 

今週は、週の半ばから暖かい日が続いています。

昨日は日中はコートが邪魔なくらいでした。

明日からはまた寒さが戻ってくるようです。

花粉症の症状が出てきましたし追い打ちで風邪などひかないようにしないと。

皆様も体調管理にお気をつけください。

さて再利用のための文書などの整理。

今週、クライアントさんから工事情報登録の手伝いをして欲しいと連絡がありました。

伺ってクライアントのPCで登録をしようとしたらソフトのバージョンが古く、現在はWeb上で手続きすることになっているのに今まで担当していた方が退職し交付された「ID」や「パスワード」も不明な状態でした。

文書で連絡があったはずですが書類整理が出来ておらず、数時間探しましたが不明。

再利用申請をする事になりました。

結局、当日は手続きが出来ませんでした。

これは紙の書類の整理が悪い例ですがPCのデータ管理でも危惧される事です。

前回の専用ソフト利用が出来れば良いのですが導入経費や使い勝手の良し悪しにより導入できなかったり、導入しても使用されなかったりすると思います。

そこで私も利用していますが、建設業の方は比較的なじみのある電子納品支援ソフトを流用してみてはいかがでしょうか。

私の使用しているソフトはワイズ株式会社のCALS　Managerです。

電子納品用のソフトですから工事件名など入れる項目がありますがそこには物件名やパイプファイルの表題にしたいものを入れます。

保存先は建設業の場合は工事データフォルダー以外にした方が良いと思います。

後の項目は適当に利用します。

肝心の子フォルダーはデフォルトのままでは使いづらいのでフォルダーを追加したり名前を変えたりすればOK。

後は必要に応じ、子・孫などのフォルダーを作り中にエクセルやワードなどで作ったファイルを入れていけばかなり使いやすい整理アイテムになります。

ファイルを取り込むときにコメントをつける事が出来ますし、一連のデータがワンパックでまとめられますし。

イレギュラーな使い方ですが、ちょっとお勧め出来ると思います。

もちろんもっと良いアイテムがフリーソフトとしてとか製品としてあると思いますが。

ただし、イレギュラーな使い方ですのでメーカーサポートの対象外となると思われるのが残念ですが。

では、また。

 

立春を過ぎていますが今週は寒い日が続いています。

週中には雪が降ったりしてちょっと慌ててしまいましたが。

あと１０日ほどで３月。

年度末を迎えます。

年度内の仕事の追い込みや、来年度の仕事の段取りなど忙しさに拍車がかかる方も多いのでは。

お互いに頑張って乗り切りましょう。

さて、利活用のための文書の整理についてです。

本業の方での整理方法と行政書士業務ではちょっと整理方法を変えています。

本業の方は自分だけでなく同じ業務を行っている人とのドキュメントや図面、画像の共有が不可欠ですし行政書士業務の場合、基本的には個人で整理でき必要な場合、利活用可能ならOKと言うスタンスだからです。

整理する時点で他の人との共有が必要か否か。

これは大きな違いがあります。

たとえば行政書士でも法人化していて同じ事務所に複数名常に在籍している場合や、個人でも補助者や事務員さんがいてLANを組んでいる場合はもちろんファイルの共有を念頭に入れた文書管理が必要になります。

もちろん一つのネットワークとしてお金をふんだんに掛けれれば素晴らしいシステムはできます。

が小規模の場合、そうは言っていられません。

費用の面で可能であればファイルサーバを入れ専用ソフトの導入提案も可能なんですがなかなか予算が厳しい場合が多いのです。

そこでよく提案するのはコピー機、ちょっと前まではコピーのみの専用機が多かったのですが今は複合機（コピー機能、スキャナー機能、プリンタ機能などが付いている）が導入されている場合が多いと思います。

この複合機には「おまけ」としてドキュメント管理ソフトの簡易版が付いていることが有ります。

と言う事で、せっかく付いているソフト。

活用しない手はありません。

これを使う事を良く提案するのです。

保存場所としてLAN型HDD「NAS」を合わせて入れて。

これらのソフト。

簡易ビュアもあったりして。

みんなで「NAS」を見に行けば簡易システムの出来上がり？

でも本格的な物が欲しくなったらやはりお金をかけた方が良いと思いますが。

当面はこんな管理方法でもOKでと思います。

個人的な管理方法については次回とします。

そこでは前回の予告の回答が書けると思います（たぶん）。

では、また。

明日は旧正月。 中華街は春節を祝う人で今晩から賑わう事でしょう。 それにしても一日中、雪まじりの雨。 寒い１日でした。 さて今週は行政書士が弁護士法違反で逮捕？されると言う記事が新聞に出ました。 日頃と言うか、行政書士会入会の際にも弁護士法に抵触しない活動をするように言われては来ましたが。 業務勧告とかは耳にしますが逮捕とは。 再度、職務倫理規定の遵守が大切であることを考えさせられました。 本題です。 業務成果品の利活用と言う事ですがこれは紙でドキュメント管理をしていたころからある話です。 フラットファイルやパイプファイルに標題をつけ、中にはインデックスそれに対応する目次。 こんな控えの文書を書棚や書類箱に入れ保管し必要があれば参考文書で閲覧。 こんなスタイルでの保管が一般的でなかったでしょうか？ もちろん悪い事ではありませんが（私も同じような事をしていました）今は文書作成は全てパソコンを利用し、紙への出力をプリンタで行い、押印し提出すると言うスタイルが一般的です。 まして電子申請の場合は出力なしで申請を行っています。（もちろん入力内容確認などのため、PDFなどで出力（印刷）しますが） またいかに副業行政書士で仕事の件数が専業に比べ少ないとはいえ、紙で出力しファイルで保管しているとスペースの関係で整理しきれなくなります。 ですからこれを解消するため、せっかく元データファイルがあるのだから電子ファイリングを行うようにしています。 電子ファイルソフトもソフトメーカーから各種出ています。 これを使うのも良いと思いますし自分でデータベースを構築するのも良いでしょう。 しかし、建設CALS/ECインストラクターでもあり電子納品も行っています。 という事で私の場合は、電子納品支援ソフトを流用しています。 この辺の詳しいところは次回でも。 では、また。

今週はちょっと体調をくずしてしまいました。 雪が降ったり、急に冬らしい寒い日が続いたりしています。 皆様も体調管理にお気をつけください。 さて、行政書士試験の合否発表が１月にありました。 また数千人の新しい合格者が誕生しました。 その中の何割かの人は即、開業をする事でしょう。 実際には事務所を置く都道府県の行政書士会に入会手続きを行ってタイミング次第ですが、２〜３か月かかるのですが。 ところで行政書士の仕事の成果品は何だと思いますか？ 司法書士、土地家屋調査士さんなどの場合もそうだと思いますが申請手続きなどの文書を作成し依頼があれば手続きまでを行う事になります。 他に、相談のみという事もありますが。 以前は「紙とペン」もしくは「紙と和文タイプライター」でこれらの文書を作成していた様です。 そして時代はワープロ専用機の利用を経て現在は、パソコンを利用しています。 パソコンを利用するので一度依頼があった種類の仕事と同様もしくは近似の物件は書類作成のみという事では以前より時 間が短縮出来ています。 そして補正があった場合も素早い対応ができるようになっています。 しかし最近は行政庁からの要求が複雑化し、申請書以外に添付する資料の収集やまとめに時間がかかる場合が多く、受理されるまで何度も行政担当者の方と打ち合わせねばなりません。 この辺のことも含めてパソコンでファイル管理するようにしているのですが。 また当事務所ではお客様にお渡しする控えを印刷物（紙）としてお渡しする以外にPDF化してCDなどに納めて御希望の方にお渡ししています。 これは御依頼者が文書を整理する際、紙ではなくファイルで貰ったほうが整理ししやすい事もあるからです。 また遠方の方で申請は御自身で行うから申請書類一式の作成をしてほしいというご依頼に対してはメールやCDの送付により印刷以降の作業を御依頼者で行っていただくと言うケースにも対応しています。 最近ではこのようなケースも増えてはいます。

 大寒に入りましたが日中はすごしやすい気温の日が続いています。
周りは体調を崩してしまった人も見受けられます。
お互いに気をつけましょう。

さて、前回の予告とは違った内容となりました。

運転免許をはじめ、更新期限のある資格。
５年毎の更新って多いのかもしれません。
今回、本業の資格の関係で更新講習会を受けることになり昨日、土曜日でしたが受けてきました。
いつもはまったりとウィークデイに受けていたんですが。
この時期、年度末直前ということで忙しかったので土曜日に行う講習会を選択しました。

９時前から１７時ごろまで８時間。
衛星TV回線を使用したビデオ講習という事で、普段はPCのディスプレーを眺めているかわりに大画面テレビを見続けてきました。

これが結構疲れるんですねぇ。
昼の休憩の３０分程度以外見続けました。

全国でこの日は１０００人程度が受講したと言っていました。
質疑応答もあるようなことを言っていましたがどのようにするか説明がないままその時間に。
「質問はありませんでした」と言っていましたが質問受け付け方法の説明もないので当然のことだと思いました。

でもこれがPCを利用した講習会ならば双方向のコミュニケーションがもっと取れ、インターネットなどを利用すれば自宅や会社で受けることができるのに。
と思うのは私だけでしょうか？

アクセス時間を管理すれば出欠確認も可能ですし。
この辺のことは電子申請の話題につながるかもしれませんね。
次回は前回の予告通りの方向でいきたいと考えています。